El Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala (IAIP), llevó a cabo la conferencia “Obtención del dictamen y acta de baja documental y transferencia secundaria”, con el objeto de ofrecer herramientas que optimicen la gestión documental en los responsables de archivos de los diferentes sujetos obligados de la entidad, así como servidores públicos en general.
En una charla ofrecida por la Directora de Desarrollo Archivístico Nacional del Archivo General de la Nación (AGN), Mireya Quintos Martínez, las personas servidoras públicas conocieron el procedimiento detallado sobre bajas documentales y transferencias de los archivos que resguardan como parte de sus funciones.
Puntualizó la necesidad de que las y los servidores públicos adscritos no únicamente a las áreas de archivos sino a cualquier estructura de la administración, conozcan sus obligaciones en materia de gestión documental para evitar riesgos de incurrir en responsabilidad administrativa.
Mireya Quintos exhortó a las personas servidoras públicas a conocer a detalle lo que establecen las leyes en materia de archivos para realizar un resguardo de los documentos que generan a fin de que coadyuven, incluso, con la garantía individual de acceso a la información pública.
Capacitación permanente coadyuva a la correcta gestión archivística
En su intervención, la Comisionada Presidenta del IAIP, Maribel Rodríguez Piedras, anotó que estas actividades permiten que las instituciones públicas de Tlaxcala cuenten con una mayor cultura de gestión archivística que ayude a preservar la documentación que generan como parte de sus atribuciones legales.
A la vez, apuntó que el conocimiento en materia de archivos permitirá la construcción de un patrimonio documental sólido para el estado de Tlaxcala.
“Así, refrendamos el compromiso de trabajar de manera colaborativa con los sujetos obligados y la sociedad en general para que conozcamos y garanticemos nuestros derechos fundamentales”, dijo.
Por su parte, el Comisionado, Ángel Espinoza Ponce, reconoció la necesidad de que las personas servidoras públicas cuenten con la capacitación necesaria para garantizar el ejercicio de la transparencia.
Y es que remarcó que aquellas personas que forman parte del servicio público pueden ser sujetos de responsabilidad aun cuando hayan concluido sus encargos, justamente por no haber realizado una correcta gestión archivística.
“Perdemos de vista que, como servidores públicos, si todos supiéramos el marco de actuación legal en el que podemos dirigirnos y cómo evitar responsabilidades sin alterar formatos o modificarlos, estaremos haciendo un buen papel”, explicó.
En la actividad realizada vía remota participaron más de 200 personas, entre encargados de archivos y servidores públicos de diferentes unidades administrativas e incluso sociedad en general interesada en la gestión documental.
Dentro del Plan de Trabajo 2023 del IAIP Tlaxcala, destaca el Eje 2 “Consolidación de la cultura de gestión documental”, el cual integra acciones que permitan reforzar la capacitación de los sujetos obligados para garantizar una correcta administración de archivos.
