El Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala (IAIP) fue sede de la séptima actividad de la Caravana Archivística, Talleres Teórico Prácticos para la Profesionalización con el tema de Auditorías Archivísticas, el cual contó con la asistencia de más de 220 participantes.
En este marco, la Comisionada Presidenta del IAIP Tlaxcala, Maribel Rodríguez Piedras, indicó que la gestión documental no únicamente representa el resguardo de los archivos o documentación generada por una institución pública, sino que identifica y clasifica la información que pueda representar interés público que, al mismo tiempo, abone a la cultura de la transparencia.
Anotó que los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable, y son prueba de las decisiones y acciones que, de acuerdo con sus funciones y atribuciones, efectúa cada sujeto obligado o institución pública.
“Aún tenemos áreas de oportunidad respecto de la profesionalización, capacitación y adquisición de conocimiento para dar cumplimiento al marco normativo en la materia. Cada sujeto obligado necesita saber qué hacer y cómo afrontar cada uno de sus diversos escenarios”, señaló.
Auditorías Archivísticas refuerzan el cumplimiento de la Ley en materia de archivos
La Caravana Archivística fue una actividad conjunta con la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia (SNT), presidida por la Comisionada del INFOCDMX, Laura Enríquez Rodríguez, quien reconoció el respaldo y colaboración del órgano garante de Tlaxcala para llevar a cabo esta iniciativa.
Subrayó que las auditorias archivísticas refuerzan no solo el conocimiento, sino las habilidades que permitan a las instituciones públicas, específicamente a los responsables de archivos, asegurarse de que los procesos de gestión documental se lleven a cabo conforme a la norma.
En el acto, también estuvo presente el Comisionado del IAIP Tlaxcala, Ángel Espinoza Ponce, Mireya Quintos Martínez, Directora de Desarrollo Archivístico Nacional del Archivo General de la Nación, y Aldrín Martín Briceño Conrado, Comisionado del órgano garante de Yucatán.
La conferencia en materia de “Auditoría Archivística” estuvo a cargo de José Adrián López Frausto, Titular del Órgano Interno de Control del órgano garante del estado de Nuevo León, quien explicó el panorama general de la implementación de las auditorias en materia de archivos.
Detalló sobre aspectos relacionados con control interno, conceptos de auditoría, auditoría archivística y metodología de la auditoría archivística.
En este marco, también se desarrollo el taller teórico práctico “Auditorías Archivísticas”, a cargo de Cristian Francisco Zamora Robles, Coordinador de Archivo de la Contraloría del Estado de Jalisco.
Al respecto, detalló las diferentes etapas de dicho procedimiento, entre las que enlistó la planeación, ejecución, informe y seguimiento para el análisis correspondiente.
Las leyes que regulan la gestión archivística refuerzan la cultura de la transparencia
Las autoridades reunidas coincidieron en la importancia de la correcta práctica de las auditorías archivísticas, ya que la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala, señalan que los órganos internos de control y sus homólogos deben integrar el desarrollo de auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Con ello, las instituciones públicas visibilizan y dan cumplimiento a lo que refieren las leyes en la materia y con ello contribuyen con el derecho de acceso a la información al que tiene acceso cualquier persona.
Cabe señalar que en esta actividad estuvieron presentes más de 200 personas representantes de diferentes sujetos obligados de Tlaxcala, así como de otras entidades del país, lo que dimensiona la importancia que representa la correcta gestión documental y archivística en el servicio público.
